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Hace unos días leíamos que la CNMC abría un expediente sancionador a varias empresas de mudanzas internacionales por pactar precios. Compliance - A necessary evilEsta es una de las malas praxis que algunas empresas cometen así como otros incumplimientos. Para aquellos que estamos involucrados en la reubicación de  clientes a través de fronteras internacionales, sabemos que las cuestiones de cumplimiento se han vuelto cada vez más complejas en los últimos años.

Los requisitos reglamentarios en la mayoría de los países continúan endureciéndose y las compañías cada vez están más preocupadas por la perspectiva de sanciones ante un posible fracaso para cumplir con el número creciente de nuevas normas a las que se enfrentan alrededor el mundo. Las empresas están haciendo inversiones significativas para asegurarse de que ellas - y su cadena de suministros cumplen con las leyes, reglamentos y normas éticas de donde quiera que estén haciendo negocios.

¿Cómo responde un sector tan fragmentado como el nuestro al desafío del cumplimiento? Tener un programa de cumplimiento corporativo vigente tiene sentido pero requiere tiempo y gastos, hecho que disuade a muchas empresas. El coste potencial del incumplimiento, sin embargo, es tal que las violaciones de algunas leyes pueden dar lugar a sanciones que podría borrar años de duro trabajo e inversión. ¿Cómo, podemos hacer para evitar que esto suceda?

Una empresa como Crown Relocations se enfrenta diariamente a retos, tanto internos como externos en nuestra cadena de suministro. Los recientes cambios legislativos en materia de privacidad de datos, anti-soborno y corrupción nos han llevado a profundizar y mejorar nuestro enfoque en estas cuestiones importantes. Siguiendo los pasos abajo explicados nos ha permitido posicionarnos como líder de la industria en este campo:

  1. La implementación de la política, procedimientos y controles para los empleados y socios nos ha permitido reducir el riesgo de mala conducta. Esto incluye el establecimiento de un código de conducta para nuestros empleados así como en nuestra red de socios. La creación de la política y los procedimientos es relativamente fácil - el establecimiento de controles es un reto más difícil.

  2. La selección de altos directivos para proporcionar datos y orientación, permite a Crown gestionar el cumplimiento objetivamente tanto dentro como fuera de la empresa. Si usted no tiene estos recursos, considere designar a una parte externa que puede desempeñar ese papel.

  3. La comprobación de antecedentes a empleados y socios – no delegamos autoridad a ninguna persona propensa a conductas ilegales. Hay mecanismos disponibles para tales comprobaciones aunque un buen comienzo puede ser el de acceder al índice de transparencia internacional. Este índice percibe localizaciones que tienen bajos índices de gobernanza corporativa. Si usted está haciendo negocios en esos lugares, será necesario realizar verificaciones extra de antecedentes así como control de procedimientos.

  4. Educación – comunicar los estándares esperados de comportamiento a los empleados y socios.  Crown Relocations lo hace a través de e-Learning, pero se pueden usar otros mecanismos. Dar a conocer a los receptores su comprensión es la clave.

  5. Tome todas las precauciones y medidas razonables para garantizar el cumplimiento, esto incluye la auditoría, el seguimiento y el establecimiento de mecanismos de presentación de informes. Educar a los empleados para tener cuidado con las “advertencias” cuando tratan en lugares donde el riesgo es mayor. Animar a las personas a informar sobre incidentes sospechosos ayudará a identificar problemas.

  6. La aplicación coherente de la política - usando las medidas apropiadas disciplinarias asegurarán que sus empleados y socios entiendan las consecuencias potenciales de las infracciones.

  7. Responder a los incidentes de una manera apropiada y aplicar medidas para prevenir su reaparición - el objetivo y una investigación justa de incidentes es esencial para evitar una repetición. Puede haber situaciones difíciles de manejar ya que involucran a  empleados o socios de “confianza”. Consulte con su asesor de RR.HH.  para tener su apoyo. Los servicios de vigilancia que asesoran a los fiscales tienen en cuenta un adecuado programa de cumplimiento al considerar la persecución por las acciones criminales de una organización, sus empleados y su cadena de suministros. Si hubiera una brecha, ser capaz de demostrar el cumplimiento de los pasos descritos anteriormente le ayudará.

Cuanto mayor es el número de transacciones que una sociedad realice, mayor es el riesgo. El suministro de servicios con una gran distribución geográfica también aumenta el riesgo. Mantenerse al corriente de la legislación y alertar ante el aumento del riesgo es un papel fundamental de la gestión y hay organizaciones externas que nos pueden ayudar también. A pesar de todo esto, la capacidad de eliminar completamente incumplimientos por parte de los individuos es probable que se mantenga fuera de nuestro alcance. En lugar de deprimirse por este pensamiento, haga lo que Crown Relocations ha hecho y actúe con acciones positivas en su negocio para minimizar el riesgo. De esa manera, el cumplimiento será algo de lo que estar orgullosos, en lugar de un mal necesario.

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