¿Por qué tus empleados odian el traslado de oficina?

El lunes por la mañana, el director general envía un correo electrónico: el contrato de alquiler está a punto de finalizar y la oficina se trasladará. El contrato termina. La oficina se muda. Se están estudiando distintas opciones, pero los detalles aún están por confirmar.

Pasan las semanas. Los rumores llenan el vacío de información y la gente empieza a hacer preguntas. ¿Estará la nueva oficina más lejos? ¿Habrá suficientes puestos de trabajo? ¿Habrá menos espacios privados? ¿Se mantendrán las políticas de trabajo híbrido? Nadie parece saberlo.

Dos meses después, llega otro correo electrónico. Ya se ha encontrado una nueva oficina. Será un espacio diáfano, habrá pocas salas silenciosas y algunos empleados tendrán que afrontar desplazamientos más largos. Se comunica a los equipos que la empresa está entusiasmada con esta nueva etapa.

Tus empleados no están entusiasmados, están preocupados

Aquí es donde la mayoría de las empresas se equivocan. El problema no suele ser el traslado en sí, sino cómo se gestiona.

Cuando la comunicación es insuficiente, las personas tienden a imaginar lo peor. Para cuando los responsables empiezan a compartir los detalles, la frustración ya se ha instalado.

Según nuestro estudio, “¿Ha llegado el momento de acabar con las oficinas diáfanas?”, el 45 % de los empleados afirma ser más productivo en la oficina, frente al 25 % que considera que lo es más trabajando desde casa. Al mismo tiempo, solo el 41 % prefiere trabajar siempre desde la oficina, mientras que el 47 % se decanta por un modelo híbrido.

Esto demuestra que la oficina sigue siendo importante, pero las personas quieren que el espacio funcione para ellas. Un traslado puede percibirse como una amenaza para ese equilibrio.

La incertidumbre genera desconfianza entre los empleados

¿De dónde procede ese recelo? Los empleados quieren saber qué va a cambiar y por qué. Quieren entender cómo afectará el traslado a su jornada laboral y comprobar que alguien ha considerado las consecuencias prácticas.

Si estas preguntas quedan sin respuesta, las personas llenarán el silencio con sus propias conclusiones.

Esta tendencia está respaldada por investigaciones más amplias. La American Psychological Association descubrió que los empleados afectados por cambios en su lugar de trabajo presentan una mayor probabilidad de sufrir estrés crónico, confiar menos en su empresa y plantearse abandonarla.

Gallup también ha señalado la confianza y la comunicación como factores fundamentales en la forma en que los empleados afrontan los cambios y las situaciones de incertidumbre.

Esto es especialmente relevante durante un traslado de oficina porque, aunque la expresión pueda parecer sencilla, los empleados escuchan algo mucho más complejo. Piensan en cambios en sus desplazamientos, rutinas, privacidad, capacidad de concentración y flexibilidad. En definitiva, sienten que no se les está haciendo partícipes del proceso de una forma significativa.

Nuestro estudio también reveló que menos de una cuarta parte de los empleados considera que su oficina favorece de manera excelente la productividad y la creatividad. Esto importa porque los traslados suelen presentarse como una mejora.

Si tienes dudas, hazte esta pregunta: ¿cuándo fue la última vez que preguntaste a tus empleados qué piensan realmente del lugar en el que trabajan actualmente?

Los empleados se centran en aquello que podría empeorar

Los equipos directivos hablan de los traslados de oficina en términos empresariales: costes, eficiencia, flexibilidad, utilización del espacio y crecimiento. Es perfectamente comprensible, ya que se trata de una inversión considerable.

Sin embargo, los empleados tienden a valorarlos desde una perspectiva más personal. Según nuestra experiencia con clientes y los resultados de nuestros estudios, sus principales preocupaciones son:

• El ruido
• La privacidad
• El espacio disponible en los escritorios
• Las salas de reuniones
• El almacenamiento
• El tiempo de desplazamiento
• Si la nueva oficina hará que trabajar resulte más fácil o más difícil

Esta diferencia de perspectivas genera fricción.

Las investigaciones sobre el diseño del lugar de trabajo han demostrado en repetidas ocasiones que los espacios abiertos y flexibles pueden provocar problemas de ruido, privacidad y concentración cuando no se planifican correctamente. Por ejemplo, un estudio concluyó que pasar de una oficina con puestos fijos a un espacio diáfano redujo tanto la productividad como la satisfacción con el diseño.

Por eso, cuando la dirección afirma que la nueva oficina favorecerá la colaboración, algunos empleados interpretan un mensaje diferente. Dan por hecho que trabajar en privado será más complicado y que las desventajas ya se han aceptado en su nombre. Al fin y al cabo, nadie les ha pedido su opinión sobre la oficina actual, y mucho menos sobre la nueva.

Aquí es donde la comunicación debe desempeñar un papel fundamental. Es necesario explicar con claridad qué va a cambiar y por qué. También hay que reconocer honestamente las posibles desventajas.

Si habrá menos escritorios, dilo. Si la nueva distribución modificará la forma de trabajar de los equipos, dilo. Si algunas personas tendrán desplazamientos más largos, no lo ocultes tras el silencio.

Los empleados tampoco están siendo poco razonables. Están dispuestos a pasar más tiempo en la oficina si se dan las condiciones adecuadas.

Volviendo a nuestro estudio, el 91 % afirmó que determinados cambios en el entorno laboral podrían animarle a acudir con más frecuencia. La mejora de la tecnología fue uno de los principales incentivos, citado por el 48 % de los participantes. El informe también destaca la importancia de contar con zonas de trabajo asignadas, puestos personalizados y espacios silenciosos.

Esa es la cuestión: los empleados no rechazan por completo el concepto de oficina, aunque prefieran un modelo híbrido.

Si comunicas mal el cambio, perderás la confianza de tu equipo

Muchos traslados de oficina fracasan de una forma muy habitual. Los responsables anuncian el cambio y después desaparecen dentro del proceso de planificación.

Los empleados reciben mensajes generales, actualizaciones escasas y un lenguaje cuidadosamente elaborado que evita ofrecer la información básica. Una comunicación deficiente suele sonar así:

“Nos trasladaremos en junio. La nueva oficina favorecerá la colaboración y el crecimiento futuro. Próximamente compartiremos más información”.

Esto no dice prácticamente nada a los empleados. Evita las preguntas que realmente les preocupan:

• ¿Dónde está la nueva oficina?
• ¿Cuánto durará el desplazamiento?
• ¿Cuántos escritorios habrá?
• ¿Cuántas salas silenciosas estarán disponibles?
• ¿Se mantendrá la política de trabajo híbrido?
• ¿Qué ocurrirá con los equipos que necesitan concentración o privacidad?
• ¿A quién se ha consultado?
• ¿Qué sucederá si la nueva distribución no funciona?

Las investigaciones externas también respaldan esta idea. Un estudio sobre la participación de los empleados relacionó su implicación con una mayor satisfacción durante el proceso de traslado, incluyendo la información recibida, el apoyo, las normas de la oficina y el conocimiento general de lo que estaba sucediendo.

Por supuesto, incluso un traslado comunicado perfectamente puede generar frustración. Algunas personas tendrán trayectos más largos. Algunos equipos perderán elementos que valoraban. Otras personas simplemente preferirán la antigua oficina.

Sin embargo, una comunicación clara cambia el tono de todo el proceso. Demuestra que la dirección comprende a qué están renunciando los empleados y qué necesitan recibir a cambio.

Cuando se gestiona correctamente, un traslado puede mejorar la forma en que trabajan las personas. Cuando se gestiona mal, puede dañar la confianza mucho antes de que nadie cruce la puerta de la nueva oficina.

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