Cómo crear una oficina circular, sin tiempo muerto

La economía circular se centra en eliminar residuos y contaminación, mantener los recursos en uso el mayor tiempo posible y regenerar nuestros sistemas naturales

Pero, ¿cómo traducimos eso para crear un ‘entorno de trabajo circular’? ¿Y cómo se ve y se siente eso? Aunque cada organización responderá de forma diferente, el mensaje es sencillo: usa menos, comparte más y asegúrate de que lo que usas ha sido obtenido de forma sostenible, tiene potencial para ser reutilizado, reutilizado o reciclado, en lugar de convertirse simplemente en un desperdicio.

El reto es cómo implementamos esos principios en oficinas, almacenes, plantas de fabricación y salas de reuniones, que expresan la cultura y los valores de una empresa, al tiempo que tienen el potencial de lograr reducciones de carbono y contribuir significativamente al camino de una organización con emisiones netas cero.

Según nuestra investigación, los muebles y portátiles para tan solo 100 empleados suelen representar alrededor de 30 toneladas de carbono incorporado, lo mismo que alimentar 44 hogares durante un año. No existe un plan universal para abordar esto y, para que quede claro, el objetivo principal de un lugar de trabajo circular no tiene por qué ser medioambiental, sino que también puede suponer ahorros en la adquisición de oficinas, además de crear beneficios comunitarios y valor social.

Cuando está mal planificado o gestionado, la transición a un enfoque circular puede ser disruptivo para la vida diaria en la oficina, pero no tiene por qué ser así. En esta guía ofrecemos una sencilla guía de seis pasos sobre cómo hacerlo.

Un espacio de trabajo circular es totalmente compatible con la continuidad del negocio. Cuando el proceso está estructurado correctamente, las organizaciones pueden mantener su funcionalidad completa mientras reducen el impacto medioambiental y los costes a largo plazo, y tienen un impacto positivo en la sociedad.

Durante todo el proceso, hay tres pilares que siempre debes tener en cuenta.

• Una comprensión precisa de lo que ya posees
• Un plan por fases alineado con los ritmos operativos
• Logística, almacenamiento y comunicación trabajando en sincronía

Empecemos.

1. 1) Audita lo que tienes y lo que necesitas

Lo primero es lo primero, necesitas claridad. La mayoría de las organizaciones no tienen una visión completa de sus activos, cómo se utilizan o en qué estado se encuentran. Una auditoría estructurada cambia eso. Consiste en hacer un inventario detallado de cada artículo, muebles, accesorios, equipos y clasificar cada pieza para poder determinar qué se puede reutilizar inmediatamente, qué se puede restaurar y qué es realmente redundante, y si eso puede tener una segunda vida en otro lugar o está en el verdadero final de su vida útil.

Aquí es también donde surge el valor oculto. Muchas organizaciones descubren que una proporción significativa de sus muebles existentes puede renovarse a una fracción del carbono y del coste de comprar muebles nuevos.

Nuestra herramienta de gestión de activos y ciclo de vida, LENS, apoya esta etapa ofreciendo a los equipos una visión en vivo y precisa de sus activos y ayudándoles a mapear lo que tienen, su composición, estado y paradero.  Esto puede evaluarse en función de lo que necesitarán, especialmente a medida que evolucionan los patrones de trabajo híbrido, mejorando la toma de decisiones, facilitando la reutilización y reduciendo costes y desperdicios. El almacenamiento se convierte aquí en una herramienta estratégica: al categorizar los activos en necesidades a corto, medio y largo plazo, las organizaciones pueden trasladar los artículos fuera de las instalaciones sin interrumpir las operaciones diarias.

Esto no es solo un lenguaje de marketing, la Fundación Ellen MacArthur es explícita al afirmar que la visibilidad de los activos es el núcleo de la circularidad, mientras que el Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente afirma que la rehabilitación y reutilización están entre las formas más efectivas de reducir el carbono en el entorno construido.

2. Create a transition plan

Once the audit is complete, the management information is available to plan for more circular outcomes by aligning circular economy thinking into part of workspace change planning. The principle is simple: each phase is completed before the next begins, and storage is used to separate removal, refurbishment and reinstallation. This is how downtime is eliminated.

Una ventaja de nuestro enfoque es que gestionamos esto mediante la supervisión de proyectos de punto único, coordinando la logística, almacenamiento, reacondicionamiento e instalación para que cada paso esté sincronizado y se evite el doble manejo.

Por ejemplo, nuestro equipo del Reino Unido colaboró ​​con el King’s College London para impulsar una transformación circular en una reubicación y remodelación como parte de una estrategia más amplia de modernización de sus instalaciones. Con la sostenibilidad como eje central de los objetivos de la universidad y con el apoyo de Crown Workspace, el proyecto adoptó un modelo de economía circular centrado en la reutilización, la remodelación y la redistribución responsable de activos. Utilizando LENS, el equipo auditó ocho edificios, remodelando y restaurando más de 430 muebles en nuestro Centro de Remodelación de Londres. Gestionaron más de 30 proyectos simultáneos de reutilización en diversas instalaciones universitarias y redistribuyeron más de 1000 muebles en las instalaciones. En total, el 72,84 % del mobiliario utilizado provino de activos universitarios existentes, superando el objetivo original de reutilización del 70 %. Estas iniciativas lograron un ahorro de carbono equivalente al de amueblar 279 viviendas durante un año.

Como pioneros en el pensamiento de la economía circular, reconocemos que nuestro papel no es solo innovar, sino compartir nuestro conocimiento y ayudar a impulsar la agenda circular mucho más ampliamente.  Lo hacemos no solo a través de nuestros estudios de caso, sino también mediante documentos como este y nuestro libro blanco de UKI: Crear espacios de trabajo circulares producidos a partir de una colaboración de Workplace Trends con ITV y JLL, cuyo vídeo está disponible aquí.

3. Mantener la continuidad de marca y diseño

Una preocupación común que escuchamos de los clientes es que al reutilizar muebles diluirán la identidad de marca o conducirán a una estética desajustada.

En la práctica, la reacondicionación de alta calidad permite a las organizaciones mantener una continuidad total del diseño. Los muebles pueden combinarse con colores, tapicar y restaurar para ajustarse a las directrices de la marca, a menudo de forma más consistente que cuando se compran artículos nuevos de forma improvisada.

Nuestros equipos de reacondicionamiento en nuestros dedicados Centros de Renovación globales se especializan en restaurar activos a un estándar como nuevo, asegurando que las elecciones circulares sean intencionadas, coherentes y premium. Aquí es donde la circularidad se hace visible: un espacio de trabajo que refleja la identidad de tu organización y que genera impactos ambientales, financieros y sociales significativos y positivos.

4. Gestionar las expectativas de los empleados

Las transiciones circulares tienen éxito cuando los empleados comprenden el propósito que hay detrás. La comunicación clara desde el principio, apoyada por vistas previas, plazos y oportunidades de retroalimentación, ayuda a los empleados a sentirse parte del proceso en lugar de sometidos a él. Esto es algo de lo que siempre somos claros cuando empezamos a definir cualquier proyecto de diseño de oficina: recomendamos tomarse un tiempo para dialogar con los empleados para entender sus deseos y necesidades y mostrarles los avances que creamos para ti. Sobre todo, escucha.

Los problemas que puede provocar un déficit de transparencia se ponen de manifiesto en los niveles más altos. La charla del Foro Económico Mundial de 2024 sobre “Construir confianza a través de la transparencia” mencionó repetidamente que la transparencia de las grandes empresas es uno de los motores más fuertes de la confianza en las iniciativas de sostenibilidad. En otras palabras, cuando te ha ido bien, habla de ello. Sin embargo, cuando no has cumplido, también deberías hablar de ello. De este modo, tanto el público interno como externo te toma en serio y no ve lo que haces como un ejercicio puro de óptica. Este mismo principio se aplica a tu propio equipo: la claridad genera confianza.

5. Utiliza la logística de forma inteligente

Tras bambalinas, la logística es lo que hace posible una transición sin tiempo de inactividad. También es un área donde los costes pueden aumentar discretamente si no se gestionan con cuidado. Coordinar la retirada, almacenamiento, reacondicionamiento y entrega a través de un único proveedor reduce el transporte innecesario, evita el doble manejo y mantiene el proyecto en el calendario.

La circularidad es tanto una estrategia de sostenibilidad como una estrategia logística. Comprender los recursos que facilitan esto (el almacenamiento ante todo) es un requisito previo para cualquier oficina circular exitosa. Así que un socio logístico fiable con 1. Poseía almacenes y 2. Un personal fiable y cualificado es algo que casi seguro necesitarás para lograrlo.

6. Sigue el impacto, es decir, “¿funcionó?”

Una oficina circular debe ser medible. El seguimiento del impacto es esencial para la elaboración de informes internos, divulgaciones externas y planificación a largo plazo. Las organizaciones deberían supervisar los ahorros de carbono derivados de la reforma, el volumen de residuos desviados de los vertederos, la satisfacción de los empleados durante la transición y el valor financiero recuperado de los activos existentes.

También hay una oportunidad creciente para conectar la circularidad del espacio de trabajo con la circularidad de la gestión de la información. Nuestro ecosistema más amplio, a través de nuestra empresa hermana Crown Information Management, apoya la reutilización segura de equipos informáticos y la eliminación responsable, ayudándote a reducir las emisiones de Alcance 3 tanto en entornos físicos como digitales.

¿Quieres construir una oficina circular o simplemente recibir una orientación transparente sobre cómo empezar de forma sencilla? ¡Ponte en contacto con uno de nuestros expertos hoy mismo!